Dua tahun perancangan secara diam-diam dan berbulan-bulan rundingan lanjut telah dilakukan untuk menetapkan mesyuarat antara Paus Fransiskus dan Patriark Kirill.[11][18] Sang paus telah menyatakan kesediaannya untuk bertemu sang patriark, katanya pada bulan November 2014: "Saya akan pergi kemana pun Anda inginkan. Anda hubungi saya dan saya akan pergi."[19] Persetujuan dari sisi Ortodoks Rusia dipandang rumit kerana hubungan dekat gereja tersebut dengan negara Rusia dan ketegangan internasional akibat campur Rusia di Krimea dan Ukraine.[11] Pengumuman menjelang mesyuarat dari pihak Patriarkat Moskwa menyatakan bahawa mereka telah bersetuju untuk "mengesampingkan perbezaan pendapat dalaman" agar dapat menumpukan pada keadaan umat Kristian yang mengalami penganiayaan.[11] Cuba, sebuah lokasi yang ketara bagi kedua belah pihak, membekalkan syarat yang diperlukan demi sebuah tempat mesyuarat neutral kerana baik Rom ataupun Moskwa dianggap bukan lokasi yang tepat.[1] Mesyuarat ini, yang dimungkinkan oleh masa lawatan para pemimpin kedua belah pihak ke wilayah tersebut, diumumkan seminggu sebelumnya pada 5 Februari 2016.[11]

Mesyuarat mereka berlangsung pada 12 Februari 2016 di sebuah ruang VIP di Lapangan Terbang Antarabangsa Jose Marti dekat Havana, Cuba. Paus Fransiskus tiba pada pukul 2 siang masa setempat, lalu kedua pemimpin saling memeluk dan mencium.[18] Suatu mesyuarat tertutup selama 2 jam dilanjutkan dengan penandatanganan pengisytiharan bersama mereka, yang mana telah dipersiapkan sebelumnya. Patriark Kiril berada di Havana dalam rangka lawatan resminya sebagai bahagian dari kunjungannya di wilayah tersebut, termasuk lawatan ke Brazil dan Paraguay. Pesawat Paus Fransiskus singgah di lapangan tersebut sebelum kunjungannya ke Meksiko.[1]

Para pegawai Cuba yang menghadiri acara tersebut contohnya Presiden Raúl Castro, Kardinal Jaime Lucas Ortega y Alamino (Biskop/Kebiskopan Agung Biskop/Kebiskopan Agung Katolik Rom San Cristóbal de la Habana) dan Biskop/Kebiskopan Agung Dionisio García Ibáñez (dari Biskop/Kebiskopan Agung Katolik Rom Santiago de Cuba).[20] Mesyuarat itu sendiri digelar di sebuah ruang tertutup, dihadiri para penerjemah dan penolong kedua pemimpin tersebut serta Kardinal Kurt Koch, Ketua Dewan Kepausan untuk Memajukan Persatuan Kristiani, dan Metropolit Hilarion Alfeyev, Ketua Jabatan Hubungan Luaran Gereja untuk Patriarkat Moskwa.[20]

Pada akhir mesyuarat terdapat tukar-menukar hadiah.[21] Paus Fransiskus memberikan Patriak Kirill sebuah cawan serta sebuah relikuari (tempat simpanan azimat) dari Santo Kirilos (terbitan nama dari bahasa Yunani; atau "Sirilus", turunannya dari bahasa Latin; atau "Kirill" dalam bahasa Rusia) yang hidup pada abad ke-9 dan dimakamkan di Rom. Patriark Kirill memberikan Paus Fransiskus sebuah salinan ikon Bunda Maria dari Kazan.[lower-alpha 1] Hadiah lain yang dipertukarkan ialah Kebebasan dan Tanggungjawab, sebuah buku karya Patriark Kirill, dalam terjemahan berbahasa Sepanyol dan ensiklik Paus Fransiskus Laudato si' (2015) dalam terjemahan berbahasa Rusia.[21]